Mit 33.000 Beschäftigten zählt die Stadt München zu den größten Arbeitgebern der bayerischen Landesmetropole. Der demografische Wandel ist auch hier ein Thema. Um dem Fachkräftemangel vorausschauend zu begegnen, rückte im Jahr 2005 mit den Beurlaubten eine bislang brachliegende Zielgruppe ins Zentrum. Unter den 2.500 Beschäftigten waren vor allem junge Mütter, die nach der Elternzeit über mehrere Jahre nicht in die Verwaltung zurückgekehrt waren. Durch flexible Arbeitszeiten, eine gesicherte Betreuung und Gespräche im Vorfeld gelang es, die durchschnittliche Beurlaubungsdauer auf ein Jahr zu senken – mit Vorteilen für beide Seiten.

Welche Gründe sprechen dafür, Beurlaubte schneller an ihren Arbeitsplatz zurückzuholen?

SDJ: Für uns war es zunächst wichtig, dass wir die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die wir ausgebildet haben, sowie diejenigen, die bei uns ein duales Studium absolviert haben, zurückbekommen. Jemanden auszubilden bedeutet ja, in die Person zu investieren. Deshalb sind unsere Beurlaubten für uns ein schlummernder Schatz. Auch die Beschäftigten profitieren, denn Altersarmut betrifft vor allem weibliche Personen. Je länger die Beurlaubten zu Hause sind, desto geringer wird ihre Rente sein. Wir haben also immer darauf verwiesen, dass eine frühe Rückkehr im Sinne der eigenen finanziellen Absicherung ist. Je schneller jemand zurückkommt, desto leichter fällt darüber hinaus die Einarbeitung. Auch das ist ein Vorteil für beide Seiten.

Sie haben 2006 erstmals die Beurlaubten der Stadt München befragt. Was waren die wichtigsten Erkenntnisse?

SDJ: Die Befragung hat unter anderem ergeben, dass die durchschnittliche Beurlaubungsdauer fünf bis sechs Jahre beträgt. Unser Ziel war dann, die Beurlaubten innerhalb von drei Jahren aus der Elternzeit zurückzuholen. Die Bereitschaft, zur Stadt München zurückzukommen, ist zwar grundsätzlich sehr hoch. Es hat sich aber gezeigt, dass die Frage nach geeigneten Betreuungsmöglichkeiten viele Beurlaubte davon abgehalten hat, zurückzukehren.

Was mussten Sie verändern, damit das Vorhaben gelingen konnte?

SDJ: Wir haben festgestellt, dass es ganz wichtig ist, die Kolleginnen zu erreichen, bevor der Mutterschutz beginnt. Deshalb haben wir eine Informationsveranstaltung für werdende Eltern entwickelt. An zwölf Terminen im Jahr informieren wir unter anderem über Betreuungsmöglichkeiten, Elternzeit, Elterngeld und Arbeitszeitmodelle. Unser Interesse ist, dass die Kolleginnen und Kollegen – es sind auch immer mehr Väter – im Vorfeld darüber informiert sind, was die Stadt München zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie anbietet. Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erst einmal in Elternzeit sind, ist es viel schwieriger, sie zurückzuholen.

Warum ist es für einen Arbeitgeber wie die Stadt München wichtig, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu fördern?

SDJ: Je besser die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gelingt, desto zufriedener sind die Beschäftigten. Ein Arbeitgeber, der seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei unterstützt, verringert letztendlich auch die Fluktuation – sodass am Ende alle Beteiligten etwas davon haben. Es geht auch darum, wie Arbeitgeber sich gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels attraktiv darstellen können – und Work-Life-Balance ist für die Generation Y ein ganz wichtiger Wert. Flexible Arbeitszeitmodelle werden in der Verwaltung häufiger angeboten als in der freien Wirtschaft. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen aber wissen, welche verschiedenen Möglichkeiten bestehen.

Lief am Anfang auch etwas weniger optimal? Oder anders gefragt: Was würden Sie heute anders machen?

SDJ: Ein Kulturwandel ist natürlich nicht vom einen auf den anderen Tag möglich. Die Führungskräfte mussten es erst einmal als ihre Aufgabe erkennen, den Beurlaubten unser Interesse an einer schnellen Rückkehr zu signalisieren. Oft gab es die Einstellung: Das ist Privatsache, da darf ich mich nicht einmischen. Natürlich sollen die Führungskräfte kein Datum festhalten, an dem die oder der Beschäftigte wieder am Arbeitsplatz ist. Es geht eher darum, miteinander ins Gespräch zu kommen und in Kontakt zu bleiben. Wir fragen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Beispiel, ob sie informiert werden wollen, wenn Weihnachtsfeiern und Betriebsausflüge anstehen.

Welche Tipps geben Sie anderen Verwaltungen, die ein ähnliches Projekt starten möchten?

SDJ: Verwaltungen sollten sich auf eine solide Datenbasis stützen können. Es ist außerdem wichtig, die Beurlaubten rechtzeitig ins Boot zu holen. Wir haben das in diesem Zusammenhang eine „Sie sind uns wichtig“-Kultur genannt. Miteinander in den Austausch zu kommen, gemeinsam herauszufinden, was geplant ist, und zu signalisieren, dass wir uns über eine baldige Rückkehr freuen würden. Vor allem muss den Führungskräften klar sein, dass es sinnvoller ist, jemanden zurückzuholen, als die Stelle neu zu besetzen.

Was war die wichtigste Erkenntnis für Sie aus dem Projekt?

SDJ: Obwohl es immer heißt, dass ein Kulturwandel im öffentlichen Dienst schwer umsetzbar ist: Wir haben gelernt, dass er gelingen kann – wenn man ein solches Programm durchdacht aufsetzt und offen kommuniziert.